Raportul de profit și pierdere care arată venitul operațional la finalul unei perioade stabilite. Pentru ca acest raport să fie cât mai concludent, toate cheltuielile și veniturile trebuie înregsitrate.

Formula profitabilității este clasică 

Profit = Venituri minus Cheltuieli, așadar pentru a obține profit avem 3 opțiuni: 

• Creștem veniturile și păstrăm cheltuielile la același nivel;
• Scădem cheltuielile și păstrăm veniturile la același nivel;
• Creștem veniturile și scădem cheltuielile în același timp (varianta optimă).

Bucătăria unui restaurant este inima acestuia, motiv pentru care modulul de gestiune este foarte important. 

Ce înseamnă gestiunea unui restaurant sau la ce se referă?

• Înregistrarea tuturor intrărilor de materii prime – aici tebuie menționat situațiile în care, în rețetă este introdusă cantitatea netă a unui ingredient, această cantitate va fi introdusă în sistemul de gestiune la fel, cantitatea netă. Dacă în rețetă este introdusă cantitatea brută și în cadrul rețetei sunt incluse scăzăminte, pierderi tehnologice, operționale, se va introduce ca atare, spre exemplu, ingrediente precum mușchi de vită congelat sau fructe de mare.
• Toate consumurile din perioada respectivă trebuie înregistrate astfel încât să se poată evidenția/calcula care este valoarea materiei prime care a generat un anumit volum de vânzări. În cazul în care sunt anumite consumuri neintroduse, cele mai des întalnite fiind:
  
  • Deprecieri – produsele (materii prime, semipreparate și produse finite); depreciate care nu pot fi puse în consum (vânzare);
  • Scăzăminte – nu sunt actualizate în funcție de sezon, în special legumele;
  • Pierderi tehnologice – cel mai des întalnite sunt pierderile ce se datorează mâinii de lucru și aici pe primul loc este rulajul de personal – personalul necalificat sau proaspăt angajat generează costuri suplimentare, costuri pe care puțini operatori le iau în calcul.
  • Stocurile – anumite stocuri generează costuri suplimentare, precum un stoc excedentar, de exemplu, legumele. Acele legume care sunt depozitate mai mult timp ele scad în greutate, implicit rentabilitatea scade, implicând niște costuri suplimentare de depozitare (spațiu, utilități și altele).
  • Diferențele de inventar – acestea trebuie trecute în raportul de gestiune, astfel încât la două intervale de timp, se pot evidenția greșelile de inventar ( +/-) sau se poate vedea dacă sunt probleme cu anumite materii prime, iar în acest caz există trei cauze:
    
    • Documente neintroduse;
    • Rețete incomplete;
    • Furt.

• • Randamentul produselor finite este foarte important de calculat și de obicei se fac cinci teste. Ca la orice analiză statistică (valorile extreme se exclud) se alege valoarea medie.

P&L

Este structurat în trei categorii mari de cheltuieli și toate aceste cheltuieli se vor raporta la vânzări. Analiza comparativă se va face în procent din totalul de vânzări, care este varianta cea mai des folosită.

Aceste categorii sunt:

COST MATERII PRIME – toate cheltuielile cu materiile prime introduse în circuit, în producția restaurantului.

CHELTUIELI CONTROLABILE (DIRECTE) – această categorie CONTROLABILE, poartă această denumire pentru ca managementul (oamenii implicați în coordonarea locației) poate să intervină asupra cheltuielilor cu un efect imediat în cazul în care aceste cheltuieli nu se încadrează în buget. În principiu această grupă de chetuieli este direct proporțională cu vânzările, cu alte cuvinte, dacă avem vânzări mai mari, probabil că vor crește și aceste cheltuieli.

De exemplu, în cazul salariilor, dacă nu se încadrează în buget (corelat cu vânzările), fie se mai angajează personal, fie se disponibilizează.

CHELTUIELI NON-CONTROLABILE (INDIRECTE) – asupra acestei categorii de cheltueili, managementul nu poate să intervină asupra cheltuielilor cu un efect imediat în cazul în care aceste cheltuieli nu se încadrează în buget. Aceste cheltuieli rămân relativ fixe, indiferent de volumul vânzărilor. Varianta optimistă este ca vânzările să crească iar ponderea acestor cheltuieli în raport cu vânzările să fie cât mai mică, dar dacă e invers?

De exemplu, chiria. Indiferent că în locație intră 100 de clienți pe zi sau 10.000 de clienți, chiria rămâne fixă. Ce avem de făcut – să aducem cât mai mulți clienți. Doar că acest lucru nu se poate face imediat, ci necesită costuri, investiții suplimentare, ce vor avea efect pe termen mediu.